Un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) es un paquete de software o un servicio basado en la nube que permite a las organizaciones administrar y entregar contenido, materiales y recursos de aprendizaje a los alumnos. Estos sistemas pueden ser herramientas poderosas para la empresa, ya que permiten la automatización de tareas administrativas repetitivas (y en ocasiones tediosas) al tiempo que facilitan la transferencia de información importante desde la fuente hasta el usuario final.
Al final del día, un LMS ayudará a mejorar la eficacia y el rendimiento de la organización mediante el seguimiento, el mantenimiento y, en última instancia, el desarrollo de las habilidades de las personas de su organización.
Teniendo en cuenta que el 72% de las organizaciones globales ven los sistemas de gestión de aprendizaje como una ventaja competitiva y las organizaciones en los Estados Unidos han atribuido un aumento del 42% en los ingresos al eLearning, existe un caso sólido para incorporar un LMS dentro de su organización.
Seleccionar el LMS adecuado puede marcar la diferencia entre un éxito rotundo o un fracaso rotundo. Los sistemas de gestión del aprendizaje, o LMS, son inversiones estratégicas.
Requieren tiempo y dinero para establecerse, y brindan retornos a través de talentos capacitados y un resultado final mejorado. Es decir, si eliges el correcto.
Con cientos de proveedores de LMS, puede resultar abrumador elegir el más adecuado para su empresa. Con tantos factores diferentes en juego, es importante comprender las necesidades de su empresa antes de lanzarse al proceso.
Organización y seguridad de la información del colegio
La aplicación de un sistema de gestión escolar se puede ver en tres áreas principalmente. El área administrativa, el área pedagógica y el área académica.
Utilizar un sistema de gestión escolar, además de sus aplicaciones obvias en las actividades del colegio, le ayudan a mantener segura y organizada la información de su institución educativa.
Contar con un sistema que permita organizar y monitorear en tiempo real la información del desempeño de alumnos y profesores ayudará a los directivos a prever problemas y tomar decisiones de manera más rápida y eficiente.
Reducir los costos escolares y optimizar el tiempo
Una buena gestión implica hacer un mejor uso de los recursos, y el más importante de todos es el tiempo de los profesores.
El equipo de Customer Success de Lirmi identificó, a través de los indicadores de uso de la plataforma y mediante encuestas a más de 600 colegios, que los profesores suelen dedicar más del 70% de su tiempo en trabajo no lectivo.
En el escenario ideal para tu institución, toda la energía de los maestros debe estar en diseñar una buena clase, donde todos los estudiantes tengan las mismas oportunidades de aprender.
Mejorar la comunicación con estudiantes y tutores
Al identificar rápidamente los niveles de logro de los aprendizajes de los alumnos, la comunicación con los padres de familia se puede hacer de inmediato para tomar acciones de mejora de forma colaborativa entre escuela - familia - estudiante.
Los informes sobre eventos, reuniones, invitaciones y otros avisos se pueden enviar a estudiantes y padres casi al instante.
Los padres también pueden utilizar el sistema de gestión escolar en línea para controlar el progreso de sus hijos en la escuela. Es una innovación que facilita la vida de los padres, conscientes de la evolución de sus hijos dondequiera que se encuentren.
Un sistema de gestión escolar es un espacio de trabajo donde directivos, coordinadores, maestros, estudiantes y padres de familia interactúan para mejorar la calidad de la educación.
Por otro lado, otros tipos de software, se caracterizan por funcionar como repositorios o estaciones de trabajo estáticos.
Claramente el uso de la tecnología le permite optimizar procesos, sin embargo, no entregan historiales, no cruzan datos claves, no permiten mayor integración entre los distintos procesos de tu escuela.
Sistema de Gestión Escolar vs Plataforma Administrativa
Las plataformas administrativas, la mayoría de las veces, integran funciones administrativas como admisiones, gestión de la matrícula, asistencia, así como comunicación con padres de familia.
Sin embargo, a diferencia de un LMS o un sistema de gestión escolar, una plataforma administrativa no tiene un alcance en la mejora académica o en la creación de contenido educativo.
A manera de resumen, en la siguiente tabla mostramos los diferentes alcances de un LMS, plataforma administrativa y un sistema de gestión escolar.
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Plataforma Administrativa |
Sistema de Gestión Escolar |
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Gestión de recaudaciones |
Gestión de los aprendizajes |
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Comunicación con padres de familia |
Comunicación con padres de familia, profesores y estudiantes. |
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Gestión de admisiones |
Generación de comunidades de aprendizaje |
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Gestión de documentos |
Gestión de los recursos de aprendizaje. |
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Gestión de documentos |
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Creación de rúbricas, tareas y calendarios |
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Creación de evaluaciones |
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Recopilación de evaluaciones en línea o impresas |
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Reportes, sugerencias de mejora y cruce de datos. |
Elegir un LMS no es tan fácil como elegir el software que tenga el color más bonito. De hecho, hacer eso puede ser contraproducente para ti. Un sistema que es demasiado complejo puede alienar a los administradores y estudiantes que no son nativos digitales. Por el contrario, un sistema demasiado simplificado impedirá que los creadores de cursos y los administradores de aprendizaje desarrollen todo su potencial.
Aparte de las características, hay una serie de otros factores que deberá considerar al tomar su decisión. En esta guía, repasaremos los pasos que puede seguir para tomar una decisión informada.
Explique sus necesidades de formación
Seleccionar un sistema es similar al dilema de Ricitos de Oro. No existe una solución única para todos y para encontrar la solución perfecta, primero deberá averiguar qué significa "perfecto" en relación con su empresa. Trazar un mapa de las necesidades de formación de su empresa es un proceso que se realiza mejor con la colaboración. Si tiene una solución de formación existente, hable con los administradores y un pequeño grupo de alumnos para averiguar qué falta.
¿A quién estás entrenando?
Puede que esto ya le resulte evidente, pero saber a quién está entrenando es esencial para determinar cómo entrenará y qué solución debe utilizar.
Años
Conocer personas en su nivel de alfabetización digital es clave para mejorar las tasas de participación. Si su empresa tiende a envejecer, sería aconsejable optar por un LMS con funciones limitadas y una experiencia de usuario amigable. Un LMS que es difícil de usar puede alienar a los alumnos que solo recientemente se han alfabetizado digitalmente.
Si hay una mayoría de millennials, es posible que desee considerar un sistema con elementos de gamificación y aprendizaje social. Un LMS que imita las interacciones digitales que los millennials tienen fuera del trabajo hace que el aprendizaje sea una experiencia interesante.
Talla
¿A cuántas personas planeas entrenar? ¿Un equipo o toda la empresa? Si planea capacitar a un grupo más pequeño de personas, es posible que se vea limitado por las soluciones por las que puede optar. Varios sistemas de gestión del aprendizaje tienen requisitos mínimos de aprendizaje.
Si tu empresa está creciendo o tiene una tasa de rotación significativa, tendrá que considerar los diferentes planes de precios, así como las funciones de registro de usuarios masivos.
Estos son algunos de los planes de precios que encontrará:
Habilidades
¿Todos están comenzando en el nivel uno o algunos estudiantes son más avanzados? Si está capacitando a personas con diferentes conjuntos de habilidades, debe buscar un sistema que le permita segmentar su audiencia, crear rutas de aprendizaje o usar pruebas de ubicación.
Si un alumno se ve obligado a completar lecciones que ya dominó, es posible que no esté tan inclinado a continuar aprendiendo. Sin embargo, esto no importará si sus alumnos comienzan desde el mismo lugar. Por lo tanto, si su objetivo es la capacitación en cumplimiento, no tendrá que preocuparse por la funcionalidad de ubicación. Sin embargo, necesitará una solución con un sistema de seguimiento sólido.
¿Cuáles son tus metas?
¿Qué espera lograr a través de sus iniciativas de aprendizaje y desarrollo? Cuando establezca sus objetivos, utilice el formato de objetivos SMART para asegurarse de ser específico.
Para refrescar su memoria, SMART significa específico, medible, alcanzable, realista y limitado en el tiempo. Por lo tanto, en lugar de "aumentar la tasa de cumplimiento", su objetivo podría ser "reducir el tiempo de certificación de tres meses a dos semanas". Dividir sus metas en partes más pequeñas aumenta sus posibilidades de lograrlas.
Además de establecer metas para el futuro inmediato, tenga en cuenta las metas de su empresa para los próximos cinco años. Seleccionar un LMS que pueda satisfacer las necesidades de formación de hoy y de mañana le permitirá ahorrar tiempo y dinero a largo plazo.
¿Cuáles son sus requisitos técnicos?
Los requisitos técnicos clave con los que debe preocuparse son el contenido (varios tipos), el soporte, la gestión de usuarios, los modelos de aprendizaje, los informes, la seguridad y las integraciones.
Contenido
¿Qué tipo de contenido tienes ya? ¿Qué tipo de contenido planeas crear en los próximos años? Haga una lista de los tipos de archivos que necesita admitir (por ejemplo, SCORM, PDF, enlaces externos, audio, video) y otra lista de tipos de archivos compatibles para el futuro.
Otro requisito de contenido técnico a tener en cuenta es de dónde proviene el contenido. Algunos LMS tienen editores de contenido incorporados que permiten a los administradores crear materiales de aprendizaje desde la plataforma, o un equipo que puede ayudarlo a crear cursos personalizados a partir de sus materiales existentes.
Apoyo
Otra bandera verde es un sólido servicio de asistencia. Si bien desea que su solución sea intuitiva y fácil de usar, desea poder obtener ayuda cuando la necesite. Una vez que haya preseleccionado a algunos proveedores, intente comunicarse con su soporte para asegurarse de que sus respuestas cumplan con sus estándares.
Gestión de usuarios
Nuevamente, dependiendo de cuántas personas planee capacitar, el registro será un factor que deberá considerar. ¿Se registrarán los alumnos o lo hará un administrador?
Si está capacitando a un grupo grande, busque sistemas que ofrezcan funciones de registro masivo, como la carga de CSV. Si tiene una alta rotación, una fuente de datos automatizada reducirá la carga de trabajo de administración. ¿Tiene varios administradores trabajando en el LMS? Asegúrese de que el sistema que elija permita el control conjunto del sistema.
Modelos de aprendizaje
Otra forma de reducir la búsqueda es definiendo si su capacitación será exclusivamente en línea, exclusiva en línea o mixta. Si sus iniciativas de L&D involucran capacitación dirigida por un instructor, necesitará una plataforma que le permita administrar horarios y ubicaciones, así como monitorear la asistencia.
Reportando
Las iniciativas de aprendizaje y desarrollo tienen que ver con los resultados. ¿Cómo planeas medirlos? Vuelva a mirar los objetivos que creó en el paso anterior y anote las métricas que necesita recopilar para hacer un seguimiento de su progreso.
¿Necesita que los datos sean exportables? ¿Está más interesado en métricas de grupo o informes individuales? ¿Necesita la capacidad de personalizar informes?
Seguridad
La seguridad es una parte importante del eLearning, especialmente cuando entra en juego el cumplimiento. Los alumnos no deberían poder iniciar sesión en las cuentas de los demás y sus datos deberían mantenerse seguros.
Algunos factores a considerar son:
¿Su empresa utiliza software de recursos humanos o Business Intelligence existente? Si es así, ¿es esencial que el LMS se conecte a él? Responder estas preguntas a fondo le dará claridad al evaluar las diferentes soluciones que existen. Una vez que tenga una lista definitiva de sus requisitos, puede comenzar a pensar en las funciones adicionales que le gustaría tener.
¿Cuáles son tus cosas agradables?
En este punto de la búsqueda de LMS, también puede pedirle a su mini grupo de enfoque compuesto por estudiantes y administradores que sueñen con características agradables. La tecnología de aprendizaje está en constante evolución. Estas son solo algunas de las características adicionales que puede encontrar en su búsqueda de un LMS:
Explore sus opciones
Una vez que tenga una idea sólida de sus requisitos, es hora de analizar sus opciones. Puede usar sitios como G2 para filtrar por función a fin de crear una lista corta de LMS para elegir. Con tantos sistemas de gestión del aprendizaje en el mercado, esta lista puede ser bastante larga.
Una forma de reducir la lista es preguntando a sus compañeros sobre sus experiencias con los sistemas de gestión del aprendizaje o leyendo reseñas en línea. Recuerde tomar notas mientras hace esto. Evaluar diferentes soluciones es un proceso largo y los diferentes SaaS pueden comenzar a mezclarse en uno. Usar una hoja de Excel para evaluar las diferentes opciones y realizar un seguimiento de las notas puede ser tedioso, pero lo ayudará en el futuro.
Reducir la lista
Una vez que haya creado una lista de opciones, es hora de reducirla aún más. Puede hacer esto investigando el historial de un proveedor. ¿Han ganado premios? ¿Cuántos años llevan en el negocio? ¿Tienen un historial de iteraciones y avances en su producto? ¿Con cuántas empresas han trabajado?
Los premios, los años en el negocio, la innovación y la experiencia son banderas verdes a las que debe prestar atención. Otra cosa a tener en cuenta es una sólida base de conocimientos: ¿hay artículos sobre procedimientos y tutoriales en video disponibles?
¿Cómo maneja este proveedor las actualizaciones? ¿Se le informará con mucha antelación? ¿Tendrá que pagar más para actualizar? Una vez que haya reducido aún más su lista a 3-5 proveedores, es hora de dar el siguiente paso.
Solicite una demostración
Antes de solicitar una demostración, consulte los objetivos de capacitación de sus necesidades y elabore una lista de casos de uso para el LMS. Además, prepare una lista de preguntas para hacerle al representante del proveedor. Aproveche este tiempo para averiguar sobre costos ocultos, protección de datos de usuario, personalización o cualquier información que no pudo encontrar en el proceso de investigación. Finalmente, reúna a las partes interesadas internas relevantes y deje que comiencen las demostraciones.
Inténtalo tú mismo
Las demostraciones te habrán dado más claridad a la hora de elegir una plataforma. Sin embargo, la verdadera prueba es utilizar el software usted mismo. La mayoría de los sistemas de gestión del aprendizaje ofrecen pruebas gratuitas durante una semana o un mes. Aprovecha esto registrándote en las plataformas preseleccionadas.
Enumere los posibles escenarios y casos de uso y trabaje a través de las plataformas. ¿Cómo se ve para un alumno que intenta tomar un curso? ¿Qué sucede cuando eliminas usuarios? ¿Qué tan fácil es descargar informes? Si las cosas no son tan fáciles de usar, aproveche esta oportunidad para comunicarse con su asistencia. ¿Hay ayuda disponible de inmediato o tiene que esperar?
Si tiene dificultades para utilizar la plataforma, esta no es una buena señal, ya que es probable que sus colegas necesiten más tiempo para dominar el uso del sistema. Después de toda esta investigación, probablemente seas un genio de LMS.
Un buen sistema de gestión escolar puede integrar los sectores académico, pedagógico y administrativo de su escuela. Contar con un software de gestión escolar es una inversión importante para cualquier escuela.
Y para elegir bien un sistema para su institución, debe tener en cuenta algunos factores además de las características del sistema que va a comprar, para saber si será fácil y práctico de usar.
Aquí te dejo lo que debes considerar antes de elegir un LMS para tu colegio, pero no solo qué sino cómo y por qué es relevante.
¿Qué procesos tienes en tu colegio?
Los procesos clave de una institución educativa son:
Liderazgo: incluye todas las iniciativas y acciones realizadas por el sostenedor y el equipo directivo. La capacidad y velocidad de operación y mejoramiento del colegio depende directamente de un proceso sólido de liderazgo.
Gestión pedagógica: esta es la dimensión más importante y es la que se encarga de desarrollar estrategias de enseñanza, de retroalimentación y de uso del tiempo lectivo.
Formación y convivencia: es el conjunto de prácticas y políticas para fomentar una relación entre la comunidad escolar, tanto de alumnos, padres de familia y profesores.
Gestión de recursos: contempla todas las acciones relacionadas al reclutamiento y capacitación de los docentes, así como la infraestructura y tecnología del colegio.
Una plataforma de gestión escolar no sólo debe ser un soporte de trabajo que impulse el liderazgo administrativo y pedagógico de los directivos, sino también debe ayudar a mejorar el funcionamiento de los procesos escolares.
El liderazgo efectivo podrá lograrse sólo si la información que sea generada a través de la plataforma ayudar a la toma de decisión, el empoderamiento de los profesores y la integración de la comunidad educativa.
¿Cómo es la forma de trabajo en tus profesores?
Sabemos que el 70% del tiempo de los profesores se invierte en actividades no lectivas, calificar, pasar lista, subir calificaciones y evaluaciones, subir y compartir contenido, etc.
El uso de una plataforma de gestión escolar es fundamental para empoderar a los profesores en su día a día y permitirles enfocarse en lo realmente importante.
Un ejemplo de esto es crear estrategias para mejorar los aprendizajes de sus estudiantes o que cada clase ofrezca las mismas oportunidades de aprender a todos los alumnos.
Facilitar a los profesores la planeación curricular y organización de sus actividades con recursos pedagógicos y herramientas automáticas será clave para que el tiempo lo inviertan en mejorar el aprendizaje de sus alumnos y alumnas.
¿Qué características tiene la infraestructura tecnológica de su colegio?
La tecnología tiene un rol importante en el aprendizaje de los alumnos, pero también incluye en las interacciones de estos con padres y profesores.
Por otro lado, los recursos y la vulnerabilidad de un colegio son factores que determinan el acceso y aprovechamiento de la tecnología para facilitar la gestión escolar, tanto de tareas administrativas como pedagógicas y de comunicación.
Sin importar el tipo de sostenimiento que tenga su colegio, es importante generar reglamentos y procesos para aprovechar la tecnología tanto en escenarios pedagógicos y no pedagógicos.
De la misma forma es importante facilitar metodologías y capacitación a los docentes para aprovechar la tecnología en la impartición de las sesiones.
Contar con estos lineamientos hará mucho más sencillo la elección de una plataforma de gestión escolar y el uso será de mucho más valor para el colegio y la comunidad escolar.
¿Cómo gestionar la relación con tus alumnos y padres de familia?
Todos las personas aprendemos de diferente manera. Unos somos kinestésicos, otros auditivos y otros visuales. El desafío del profesor y el equipo pedagógico de su escuela es hacer que el aprendizaje de cada alumno sea más significativo.
El desafío que tienen el profesor y el equipo pedagógico es lograr que cada clase sea tan bien diseñada que permita a todos los estudiantes lograr aprendizajes significativos, independiente de su estilo de aprendizaje, origen sociocultural y situación económica.
Una plataforma de gestión escolar le permitirá contar con indicadores de desempeño académico por alumno y por grupo de nivel escolar. Y con esto, poder crear rutas de reflexión y evaluaciones más acordes a la forma de aprendizaje del alumno.
La función de comunicación de un sistema de gestión escolar no debe ser únicamente para notificar a padres de familia sobre las cuotas del colegio.
La plataforma debe ayudar a transmitir la visión del director de que la comunicación activa con padres de familia es fundamental para crear una educación de mejor calidad.
Un sistema de esta categoría debe permitir enviar información oportuna a padres y madres, revisar calificaciones, ver calendario de evaluaciones, entre otros comunicados de la institución.
Al elegir un LMS, sus objetivos deben estar claros. Cuanto más precisas estén tus necesidades, más fácil será seleccionar el sistema adecuado. Elige algo que pueda crecer y apoyar el desarrollo de tu colegio.
Después de todo este arduo trabajo, lo último que vas a querer hacer es repetir el proceso al año siguiente o al siguiente.
En Lirmi creemos que la comunicación interna y la reflexión pedagógica forman parte indispensable en la gestión escolar. De esta forma tu colegio podrá actuar de manera oportuna para mejorar la educación y la relación con profesores, estudiantes y padres de familia.
Con la cantidad de información y herramientas que existen en Internet, es fácil perder el foco y administrar todas puede ser una pesadilla.
Por eso te recomendamos utilizar una herramienta para cada función.
Aunque muchas de estas son gratuitas, a largo plazo pueden representar una limitante si no se evalúan correctamente.
Herramienta de mapeo mental recomendada
Esta plataforma puede ayudarte a estructurar la información de manera visual a través de diagramas de flujo colaborativos, esquemas, notas y mapas mentales.
Herramienta de organización de contenido
Evernote es una aplicación que permite tomar notas, guardar contenido que encuentras en Internet y crear listas de tareas, para tener todo organizado en un mismo lugar.
Herramienta de creación de videos
Loom es una aplicación para grabar y editar videos fácilmente, además de compartirlos de manera controlada con estudiantes, padres de familia o compañeros de trabajo.
Herramienta para gestión curricular
Lirmi es una plataforma de gestión curricular donde docentes, jefes técnicos/coordinadores académicos, directivos y sostenedores pueden gestionar los procesos de enseñanza-aprendizaje.
Este software permite realizar la planificación de las clases de acuerdo al currículo nacional vigente y utilizar recursos para actividades y evaluaciones, entre otros.
Hemos seleccionado las funciones esenciales para la implementación de Aula Invertida dentro de Lirmi, como el diseño de actividades, feedback de actividades, crear evaluaciones, comunicación con la familia, reflexión pedagógica y generación de reportes.
En Lirmi creemos profundamente en la labor e impacto de un maestro. Estamos convencidos que apoyado por una gran herramienta, puede cambiar la vida de miles de estudiantes. Cómo no creer en esto, si somos maestros y nos mueve el mismo sueño.
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